Diskusi dan Rapat 2

Apa itu Rapat ?

Setelah menjelaskan panjang lebar mengenai pengertian diskusi, sekarang saatnya untuk menjelaskan pengertian rapat serta perbedaan dan kesamaannya dengan diskusi.

Pada dasarnya itu merupakan bentuk diskusi juga, yaitu pertemuan beberapa orang untuk menerima penjelasan suatu keputusan membahas sesuatu, meminta pesetujuan atau merumuskan sesuatu yang harus dilakukan oleh organisasi, perusahaan, atau instansi yang bersangkutan.

Rapat jauh lebih luas pengrtian dan cakupannya dibandingkan dengan diskusi. Salah satu sifat atau kegiatan rapat itu adalah diskusi, yaitu bertukar pikiran dalam usaha memcahkan suatu atau beberapa masalah yang dihadapi untuk dicarikan kata sepakat.

Jadi, rapat merupakan prtemuan yang terdiri dari beberapa orang yang dipimpin oleh salah seorang pimimpin organisasi dengan maksud antara lain

1. Pimpinan menyampaikan informasi kepada anggotanya dengan cepat dan dalam bentuk tatap muka, sehingga dapat diberikan penjelasan dan tanya jawab.
2. Pimpinan memerlukan suatu keputusan dan sekaligus mengharapkan beberapa masukan pikiran dari par anggotanya.
3. Pimpinan menginginkan semua anggotanya memperoleh informasi yang sama tentang sesuatu persoalan.
4. Pimpinan menginginkan adanya pemikiaran yang lain atau yang berbeda tentang suatu persoalan.
5. Pimpinan menginginkan kerja sama  dari anggotanya.
6. Pimpinan menginginkan persetujuan dan jani untuk melakukan suatu pekerjaan.

Berdasarkan tujuan rapat seperti yang dikemukakan tersbut, dapat dikatakan bahwa rapat jauh lebih luas jangkauannya dibandingkan dengan diskusi.

Dalam suatu rapat mungkin saja terjadi diskusi yang dmokratis. Tetapi, bisa terjadi pertemuan itu hanya digunakan oleh pimpinan untuk menjelaskan beberapa peraturan yang harus dijalankan, atau rapat itu hanya merupakan pertemuan yang sifatnya hanya membagi tugas untuk mengerjakan sesuatu proyek atau suatu kegiatan. Dengan demikian, smua persyaratan yang berlaku bagi kegiatan diskusi berlaku juga bagi rapat.

Jenis Rapat

Rapat dapat dibagi atas beberapa jenis berdasarkan tujuan atau fungsi rapat itu sendiri, yaitu sebagai berikut.

1. Rapat presentasi, yaitu rapat yang digunkan oleh pimpinan untuk menyampaikan informasi atau menggunakan kebijaksanaan baru berorganisasi atau perusahaan, menjelaskan beberapa perkembangan baru yang terjadi dalam organisasi, dan lain-lain.
2. Rapat Sumbangan Saran (brainstorming meeting), yaitu rapat yang digunakan untuk memperoleh berbagai informasi, pendapat, atau saran dari anggota. Dalam hubungan itu, rapat tidak dimaksudkan untuk langsung membahas saran atau informasi yang masuk akan dibahas pada kesempatan lain, atau saran tersebut akan menjadikan masukan dalam memutuskan suatu kebijasanaan
3. Rapat Pemecahan Masalah, yaitu rapat yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah yang sedang dihadapi. Rapat smacam ini akan lahir bila pimpinan memiliki suatu masalah yang patut dibawa ke suatu pertemuan dengan meminta semua anggota mencari jalan pmecahan atau jalan keluar yang paling tepat. Rapat jenis ini sama dengan diskusi.
4. Rapat Pengambilan Keputusan, yaitu rapat yang digunakan untuk mengambil keputusan dari suatu masalah. Beberapa alternatif pemecahan sudah ada, sehingga peserta tinggal memikirkan dan menemukan cara memecahkan masalah yang mana yang akan diambil dari bberapa alternatif yang ada.

Dari keempat jenis rapat yang dikemukakan di atas, maka dua jenis yang disebut terakhir merupakan jenis rapat yang pada dasarnya dijalankan seperti menjalankan sebuah diskusi.

Pertanyaan Pemahaman

1. Apakah yang dimaksudkan dengan diskusi?
2. Apakah persamaan dan perbedaan diskusi dengan rapat?
3. Apakah perbedaan obrolan dengan diskusi?
4. Apakah persyaratan yang harus dipenuhi agar tercipta kegiatan diskusi?
5. Apakah yang dimaksud bahwa diskusi mesti merupakan suatu proses yang sistematis?
6. Sebutkan jenis atau bentuk diskusi!
7. Apakah yang dimaksudkan dengan diskusi panel?
8. Apakah yang dimaksudkan dengan diskusi simposium?
9. Kapan rapat mesti dislenggarakan?
10. Sebutkan jenis rapat!
11. Apakah yang dimaksud dengan rapat pengambilan keputusan?

Sumber : Prof. Drs. M. Atar Semi, Terampil Berdiskusi dan Berdebat 

Baca Juga Tulisan Sebelumnya :

• Diskusi